»IDEEN, DIE DIE ECHTE WELT
BESSER MACHEN«

Neue Köpfe liefern Innovationen, neue Vorgehensweisen führen zu neuen Erkenntnissen: Fünf Menschen aus der KONSENS-Welt über Erfolg und den Weg dorthin.

Porträtfoto Ulrich Adam. Er sitzt im Ledersessel vor einer dunklen Holzwand.
Ulrich Adam, Verfahrensmanager Vollstreckung

Wie wird aus einem analogen Verfahren in der Steuerverwaltung eine digitale Anwendung, die Nutzerinnen und Nutzer zeitgemäß unterstützt? Für die Antwort auf diese Frage braucht es Gestaltungswillen, wie Ulrich Adam ihn hat. Seit April dieses Jahres ist er Verfahrensmanager des KONSENS-Verfahrens Vollstreckung: Es geht darum, die Ansprüche gegen Steuerschuldnerinnen und -schuldner einzutreiben – für den Fall, dass die nicht von sich aus zahlen. »Bei privaten Verträgen kennt man den Inkassoweg, die Finanzbehörden haben dafür ihren eigenen Bereich.« Digital unterstützt werden sie durch das VO-System, dessen Weiterentwicklung Adam begleitet. »Damit lässt sich zum Beispiel eine elektronische Akte führen und die Fallbearbeitung maschinell unterstützen.« Im Rechenzentrum der Finanzverwaltung in Düsseldorf (RZF NRW) arbeitet Adam mit rund zwanzig Kolleginnen und Kollegen an der digitalen VO. Ein interessantes Umdenken verlangt ihm seine neue Rolle als Verfahrensmanager ab: »Wenn man wie ich jahrelang als Entwickler gearbeitet hat, ist es ein Unterschied, das, was man früher selbst in die Hand genommen hat, nun anderen zu kommunizieren.«

Bereits seit Ende der 1990er-Jahre wird der Bereich Vollstreckung automatisiert. 2016 erzielte das VO-System mit dem Release 7 erste Schritte zur KONSENS-Konformität. Bis heute gehört es zu den täglichen Aufgaben des Teams um Adam, das System an die querschnittlichen Prozesse anderer Verfahren anzuknüpfen: »Wir sind noch unterwegs in die KONSENS-Welt.« Aktuell ist das System in 12 von 16 Bundesländern im Einsatz. Auch der Roll-out in den verbleibenden Ländern beschäftigt Adam: »Die Pilotierung ist geplant. Ende 2023 sind wir voraussichtlich bundesweit mit dem VO-System in Einsatz.«

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Flexibilität und Kommunikation

Ebenfalls unterwegs in der KONSENS-Welt ist Matthias Wolf: Seit August ist er Verfahrensmanager BIENE und gemeinsam mit circa 70 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zuständig für die Steuererhebung. Bisher wird diese über ein Verfahren geregelt, das derzeit im IABV-Verbund für 15 Länder am Großrechner programmiert wird. BIENE tritt künftig an dessen Stelle. Dabei bestimmen zwei Produktlinien Wolfs Alltag: Bereits in 15 Ländern im Einsatz ist die Produktlinie Kassenabschluss. Sie liefert die Daten für die Finanzhaushalte bei Bund und Ländern. Daneben arbeitet das Team um Wolf an der Produktlinie BIENE-Erhebung. 2015 ist diese als Projekt neu gestartet mit dem Ziel, das bestehende Erhebungsverfahren am Großrechner abzulösen. Bis Oktober 2022 soll der Release-Meilenstein erreicht sein. Das erfordert Arbeit unter Hochdruck: »KONSENS ist eine sehr komplexe Welt. Die einzelnen Verfahren haben untereinander viele Verflechtungen und Abhängigkeiten«, sagt Wolf, der seit 1985 Software-Entwickler ist. Ein Projekt wie BIENE, angelegt über einen Zeitraum von über sieben Jahren, müsse laufend an die neuen Gegebenheiten in KONSENS angepasst werden. »Dabei ein in sich schlüssiges Gesamtergebnis zu erreichen, ist keine leichte Aufgabe. Das erfordert Flexibilität und auch viel Kommunikation.« Und genau die schätzt Wolf: »Ich arbeite gern mit meinen Kolleginnen und Kollegen im Verfahren zusammen. Auch darüber hinaus habe ich viel Kontakt zu Verfahren der KONSENS-Welt.« Besonderen Spaß mache es ihm dabei, »zu sehen, wie wir schrittweise vorankommen und das Ziel in greifbare Nähe rückt.«

Porträtfoto Matthias Wolf
Matthias Wolf, Verfahrensmanager BIENE

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Den Alltagsnutzen erhöhen

Es sind Verfahren wie VO und BIENE, die den digitalen Fortschritt in den Ländern praktisch möglich machen. Wie kommen die Anwendungen bei denen an, die sie tagtäglich nutzen? Das erzählt Lutz Oppermann aus dem Finanzamt Wolfenbüttel. Als Sachgebietsleiter ist er für die Steuererklärungen zuständig, in denen es um nichtgewerbliche Einkünfte geht. Für seinen Arbeitsalltag möchte er KONSENS nicht mehr missen: »Der größte Vorteil ist, dass die Arbeit papierlos am PC erledigt werden kann. Auch die Menge der Arbeit kann ich über KONSENS mithilfe von Listen und Wiedervorlagen verwalten.« Wie ein elektronischer Arbeitsschrank funktioniere das.

Porträt Lutz Oppermann
Lutz Oppermann, im Leitungsteam der ZOE Release-und Einsatzmanagement

Schnell merkt man im Gespräch mit Lutz Oppermann, dass die Technik sein Zuhause ist: »Ich bin auch Sachgebietsleiter für Automation«, erklärt er. »Wenn in der EDV etwas nicht funktioniert, werde ich manchmal auf dem Gang gefragt, ob ich das ändern könne.« Eine Erzählung, die zeigt: Wie komplex die Programmierungsleistungen sind, die für 16 Bundesländer funktionieren sollen, bleibt für viele unvorstellbar. Die Verflechtung ist manchmal herausfordernd; ebenso wie die regelmäßigen KONSENS-Updates, nach denen man sich auf der Oberfläche teils neu orientieren muss. Um das zu erleichtern, werden mittlerweile Updates umfangreich begleitet: durch Beschreibungen, Präsentationen und zum Teil durch Videos, sodass die neuen Schritte erklärt werden. Für einen sinnvollen Weg, den er bereits bei vergangenen KONSENS-Updates beobachtet hat, hält Oppermann außerdem diesen: »Nicht immer etwas Neues einführen, sondern das Bestehende anwendungsfreundlicher gestalten.«

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Mehr Gemeinsamkeiten als Unterschiede

Wie kann man Anwendungen so gestalten, dass sie den Menschen nutzen, die täglich damit arbeiten? Das ist eine Frage für Luise Baumeister. Vor einigen Jahren hat die gelernte Diplomfinanzwirtin im Dualstudium der Finanzverwaltung NRW einen Informatik-Bachelor erworben. Seit drei Jahren ist sie stellvertretende Projektleiterin im Bereich GeCo@NRW des Verfahrens GeCo. 2021 brachte sie ihre Qualifikationen in eine besondere Teamarbeit ein: ins InnoLab. Zwischen April und Juni kamen dazu 17 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Ländern virtuell zusammen. Über einen Zeitraum von zwei Monaten setzten sie 50 Prozent ihrer Arbeitszeit dazu ein, gemeinsam neue Ideen zu entwickeln, um bestehende Probleme zu lösen.

In drei Teams arbeiteten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer an unterschiedlichen Aufgaben. »Mein Team mit sieben Mitgliedern hat die Steuerfestsetzung mit einer Web-Oberfläche in den Blick genommen.« Im Brainstorming sammelte das Team »Web@KONSENS« viele Ideen – und trotz der Kürze der Zeit entstand sogar ein Prototyp für eine webbasierte Lösung. Ein anderes Team entwickelte einen »Festsetzungs-Assistenten«: ein Eingabefeld, über das Anwenderinnen und Anwender bei der Steuerfestsetzung Antworten darauf erhalten, wie Hinweise zu bearbeiten sind. Das dritte Team arbeitete unter dem Namen »COBOLd-Höhle«: Kann man ein COBOL-Programm, anstatt es auf Java zu portieren, in einem Container laufen lassen? In einer Art virtuellem Rechner, der genau all die Komponenten beinhaltet, welches das COBOL-Programm benötigt? Luise Baumeister zieht ein positives Resümee: »Ich habe die Zusammenarbeit mit den anderen als bereichernd und inspirierend empfunden.« Es habe gutgetan, sich auszutauschen – »und zu erfahren, dass man über die Bundesländergrenzen hinweg zwar Unterschiede hat, aber doch viel mehr Gemeinsamkeiten.« Ein gemeinsamer Antrieb im Team sei die Hoffnung darauf gewesen, dass die Ideen in die echte Welt einfließen und dort für Verbesserung sorgen.

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Der Chatbot steht bereit

Dass Innovationen bei KONSENS nicht nur Zukunftsmusik sind, beweist der Chatbot, der seit dem 28. Juli 2021 unter www.steuerchatbot.de für Bürgerinnen und Bürger erreichbar ist. Aktuell kann er Fragen zur Grundsteuerreform beantworten. Christian Stahl, Referent für Verwaltungsmodernisierung in der Oberfinanzdirektion Karlsruhe, erklärt: »Der Chatbot soll das Gespräch mit dem Bürger führen können, als wäre es ein Finanzbeamter.« Dazu können Nutzerinnen und Nutzer Fragen zur Grundsteuerreform, zur Grundsteuererklärung oder zu anderen Grundsteuerthemen in die Eingabezeile schreiben. Mithilfe Künstlicher Intelligenz schafft es der Chatbot, die Inhalte herauszulesen und die richtigen Antworten auf die Frage zu geben. Bei der Beantwortung hilft eine Datenbank mit vorgefertigten Dialogen. Auch Rückfragen kann der Chatbot stellen. »Bei Neuentwicklungen mit Künstlicher Intelligenz steht am Anfang immer eine relativ frustrierende Phase«, gibt Stahl zu. Denn die ersten eingehenden Fragen könne eine Künstliche Intelligenz schlecht beantworten. Doch die Masse an Fragen verbessert die Maschine durch das tägliche Nachtrainieren: Dazu liest in Karlsruhe ein achtköpfiges Redaktionsteam die Anfragen der Bürgerinnen und Bürger und ordnet sie den hinterlegten Dialogen zu. Auch die Erfahrungen aus einem Vorprojekt im Land Baden-Württemberg, in dem bereits seit 2018 mit einem Chatbot gearbeitet wird, halfen dem Redaktionsteam dabei, die hinterlegten Dialoge bürgerfreundlich, kurz und verständlich zu formulieren. Nach etwa einem Jahr Trainingszeit habe der Landes-Chatbot gute Antworten geliefert: »Mittlerweile bekommt er mehr als 70 Prozent positives Feeback«, sagt Stahl stolz. »Bei Chatbots sind schon 50 Prozent positiv enorm gut.« Denn eins liegt in der Natur des Menschen, um welche Anwendung es auch geht: Wenn die Technik reibungslos funktioniert, gibt es wenig Rückmeldung.

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Fotos: Maya Claussen