CHANGE IST IHR ARBEITSALLTAG

Eine für alle: In 19 Verfahren entwickelt KONSENS einheitliche Software für die Steuerverwaltung in Bund und Ländern. Dieser Prozess soll künftig schneller, transparenter und effizienter ablaufen, so sieht es das KONSENS-Gesetz vor. Welche Veränderungen bringt das für die Entwicklungsleitungen, ihre Abstimmungen und Teams?

Anruf in Wiesbaden bei Jürgen Thiel. Ihn kann man wohl als KONSENS-Urgestein bezeichnen, schließlich beschäftigt sich Thiel bei der Hessischen Zentrale für Datenverarbeitung (HZD) seit 1986 mit IT-Verfahren für die Steuerverwaltung. Als Entwicklungsleiter ist er mittlerweile für die rund 180-köpfige Abteilung »Verfahren der Steuerverwaltung« in der HZD verantwortlich, in der jede und jeder Zweite an KONSENS-Projekten arbeitet. Wichtigstes Produkt ist dabei das Verfahren GINSTER (Grundinformationsdienst Steuer); auch für die Verfahren ELFE (Einheitliche länderübergreifende Festsetzung) und RMS (Risikomanagementsystem) wird in Wiesbaden programmiert. 2007, als das KONSENS-Verwaltungsabkommen in Kraft trat, wurde Thiel zudem als Vertreter Hessens in das damalige Gremium der Entwicklungsleitungen IT (EL-IT) berufen. Seit 2019 ist er Mitglied der neuen Entwicklungsleitungskonferenz, kurz ELK.

Aus Solisten wird ein Orchester

»Eigentlich hat sich seit Anwendung des Gesetzes 2019 nicht viel geändert – aber dann doch ganz Grundsätzliches«, sagt Thiel. »Früher war ich in meiner Rolle als EL-IT-Mitglied ein Stück weit für das Gesamtvorhaben verantwortlich. Jetzt bin ich nur für die Leistungen verantwortlich, die das Land Hessen erbringen muss, damit das Vorhaben funktioniert.« Die operative Steuerung für das Gesamtvorhaben KONSENS hat im letzten Jahr die Gesamtleitung übernommen. Die ELK ist dabei wichtiges Beratergremium und Plattform für den Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen der verantwortlichen Länder. »Meine Rolle als Entwicklungsleiter in KONSENS funktioniert nur im Zusammenspiel mit der Gesamtleitung«, so Jürgen Thiel. Die übergeordneten strategischen Interessen kanalisiert er in seine Abteilung; gleichzeitig ist er der Gesamtleitung gegenüber verantwortlich, dass es bei »seinen« Verfahren rundläuft, Anforderungen umgesetzt und Zeit- und Kostenpläne eingehalten werden. Dafür muss er zum Beispiel priorisieren, woran die Entwicklungsteams arbeiten, sicherstellen, dass das Zusammenspiel mit anderen Verfahren und Ländern funktioniert, und zurückmelden, welche Aufgaben zum nächsten Release erledigt sind. »Schneller und stringenter werden«, benennt Thiel das Ziel dieses Change-Prozesses. Die Gesamtleitung halte dabei die Fäden zusammen. Dafür findet er dann auch gleich ein passendes Bild: »Früher waren die fünf Auftrag nehmenden Länder eher Solisten. Ich sehe Potenzial, dass die Gesamtleitung hier den Dirigenten gibt, das Ganze zusammenführt und das Zusammenspiel des Orchesters dirigiert.«

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Regelmäßiger Austausch: Einfach zum Hörer greifen!

Knapp 400 Kilometer weiter nördlich in Hannover hat Niedersachsens ELK-Mitglied Andreas Just einen eher betriebswirtschaftlichen Blick auf die Sache. Vor seinem Einstieg bei der Finanzverwaltung 2010 war der Diplom-Ingenieur jahrelang für große Konzerne tätig. Im Gespräch vergleicht er KONSENS jetzt mit einem Unternehmensverbund: »Wie ein Generalunternehmer koordiniert und steuert die Gesamtleitung das operative Geschäft. Wir Entwicklungsleitungen der Auftrag nehmenden Länder vereinbaren mit der Gesamtleitung, wie wir die Aufgaben umsetzen, die wir dann wie Subunternehmer erledigen«, so Just. In der Entwicklungsleitungskonferenz besprechen die Mitglieder globale Fragestellungen. Strategische Ziele, die die Steuerungsgruppe IT vorgibt, werden ins Operative übersetzt und auf konkrete Aufgaben und Arbeitsschritte heruntergebrochen, Planungen und Leistungen abgestimmt.

Doch ums Alltagsgeschäft geht es eher selten. Die ELK ist vielmehr eine Instanz, um kritische Themen zu diskutieren. Zu den meisten Fragen tauschen sich bei KONSENS schließlich fast alle Hierarchieebenen über die Verfahren hinweg aus: Verfahrensmanagerinnen und -manager an den verschiedenen Standorten stimmen sich regelmäßig untereinander ab, auch die Entwicklerinnen und Entwickler kommunizieren direkt, Workshops, Fach- und Projektgruppen bringen das Personal bundesweit zusammen. »Im Bereich der Anwendungsentwicklung ist KONSENS allgegenwärtig, wir arbeiten länder- und verfahrensübergreifend«, bestätigt Ariane-Doreen Schlimgen, Entwicklungsleiterin im Rechenzentrum der Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen. »In meinem Alltag muss ich auch niemanden an den Sinn des Vorhabens KONSENS erinnern: Das Bewusstsein, dass wir alle an einem großen Ziel arbeiten – nämlich in den 16 Ländern dieselbe Software einzusetzen – ist da. Und das ist keineswegs trivial.«

Mit der Gesamtleitung wird KONSENS sichtbarer

Ganz ohne Abstimmung auf Ebene der ELK läuft es daher nicht, wie die Einführung der vorausgefüllten Steuererklärung zeigt: In erster Linie ist das zwar ein Thema für das Bürgerportal ELSTER, über das die Unterlagen eingehen. Die Daten der Steuerpflichtigen liefern allerdings andere Verfahren wie ELFE oder GINSTER zu. Termine und Testphasen mussten daher im Vorfeld definiert und Einsatzzeitpunkte koordiniert werden. Ein anderer Fall: die Corona-Hilfspakete im Frühjahr und Sommer. Auch hier mussten Länder und Verfahren im Rahmen der ELK abstimmen, wer welche Leistung übernimmt und welche Vorarbeiten es gibt, damit die Senkung des Umsatzsteuersatzes oder die Erhöhung der Freibeträge
auch rechtzeitig in der Software der Finanzämter ankommen. Die Programmierteams des Verfahrens ELFE, die die Festsetzungsprogramme verantworten, lieferten hier schnelle Lösungen.

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Ariane-Doreen Schlimgen kann noch ein weiteres Beispiel nennen: die Einführung der Grundrente. Hier war die Entwicklungsleitungskonferenz als beratendes Gremium der Gesamtleitung gefragt; gemeinsam wurde diskutiert, wie sich die Einkommensprüfung für antragstellende Personen effizient umsetzen lässt – und mit dem Auswertungsverfahren DAME schließlich ein Weg zum Datenaustausch mit der Deutschen Rentenversicherung gefunden. »Mithilfe der Entwicklungsleitungen konnte die Gesamtleitung hier schnell auf eine politische Anforderung reagieren«, sagt Schlimgen. Hier liegt für die Juristin eine große Chance: dass die neuen Strukturen KONSENS nach außen stärken. »Mit der Gesamtleitung als potenziellem Ansprechpartner für die Politik wird KONSENS meiner Wahrnehmung nach frühzeitiger angesprochen und intensiver in Gesetzesvorhaben einbezogen. Ich hoffe, dass dadurch auf politischer Ebene das Bewusstsein dafür gefördert wird, dass ein IT-Projekt an viele Voraussetzungen geknüpft ist.«

2021: Der Change-Prozess geht weiter

Andreas Just erhofft sich von der zentralen Steuerung durch die Gesamtleitung langfristig auch eine Beschleunigung. »Natürlich erfolgt der technische Entwicklungsvorgang der Software dadurch nicht schneller. Aber durch die Gesamtleitung sind einige Abstimmungsprozesse verschlankt worden, etwa die zu den Pflichtenheften, die als zentrale Ausgangsdokumente beschreiben, wie fachliche Anforderungen technisch umgesetzt werden. Auch die stärkere Serviceorientierung ist geeignet, besser aufeinander abgestimmte und damit nutzbringende Teilleistungen zu veröffentlichen.« Damit das funktioniert, steht auch ein »technischer Paradigmenwechsel« an, wie Just sagt: die Umstellung auf die technische Zielarchitektur 2025. In den Finanzämtern wird dann zum Beispiel nicht mehr auf jedem Rechner eine Software installiert. Stattdessen werden HTML-basierte Oberflächen eingeführt, die über Browser bedient werden. »Das wird uns bis mindestens 2025 beschäftigen. Neben der Umstellung auf Geschäftsservices ist das das Herausforderndste, was in den nächsten Jahren aus KONSENS-Gesamtsicht geplant ist.«

»Der Veränderungsprozess ist noch nicht abgeschlossen«, sagt auch Ariane-Doreen Schlimgen. »Mit der verfahrensübergreifenden Bündelung von Aufgaben und deren Zuordnung zu Geschäftsservices steht ein weiterer Meilenstein an.« Und Jürgen Thiel ergänzt: »Den Umbau müssen wir stemmen, während das Besteuerungsverfahren im Bund und in den Ländern weiterläuft. Das ist eine Herausforderung für alle.« Grundsätzlich ist Thiel dabei voller Zuversicht: »In vielen Dingen sind wir bei KONSENS richtungsweisend vorangegangen. Andere Ressorts wie die Justiz beneiden uns zum Teil darum, wie weit KONSENS als föderales Digitalisierungsprojekt mit Blick auf einheitliche Prozesse und bürgerfreundliche Leistungen schon gekommen ist.«


Fotos: HZD Wiesbaden; Maya Claussen; Angelo Bischoff, RZF